Menghitung Masa Kerja

Microsoft Excel merupakan aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan. Baik pengusaha kecil hingga bisnis besar ataupun data negara. Untuk pengelolaan pegawai, biasanya dibutuhkan kolom masa kerja. Sebagian besar perusahaan memberikan gaji berbeda berdasarkan masa kerjanya. Di artikel kali ini, admin akan mengulas bagaimana cara menghitung masa kerja secara otomatis ataupun manual menggunakan Microsoft Excel.

Namun sebelum membahas lebih jauh tentang tutorial kali ini, admin ada info menarik nih. Buat kalian yang ingin tahu cara mengurutkan data di Ms. Excel, bisa cek tutorialnya pada link di bawah ini.

Baca Juga: Cara Mengurutkan Data di Microsoft Excel

Menghitung Masa Kerja

Sebenarnya ada banyak cara yang bisa digunakan untuk menghitung masa kerja pegawai ini. Namun, cara termudah yaitu menggunakan rumus DATEDIF.

Datedif sendiri berfungsi untuk menghitung selisih tanggal atau bulan atau tahun antar sel. Untuk menggunakan rumus ini, kita perlu Tanggal Mulai serta Tanggal Selesai. Berikut rumus menghitung masa kerja pegawai:

Rumus: =DATEDIF(Tanggal_Mulai;Tanggal_Selesai;Kriteria)

Berikut keterangannya:

• Tanggal_Mulai = Harus memiliki tipe date
• Tanggal_Selesai = Harus memiliki tipe date
• Kriteria = Dapat bernilai Y untuk tahun, atau M untuk bulan, atau D untuk hari.

A. Menggunakan Cara Manual

Sebelum menggunakan rumus Datedif ini, kamu perlu menyiapkan setidaknya 1 kolom untuk Tanggal_Mulainya terlebih dahulu. Misalkan kita akan membuat data pegawai yang berisi tanggal masuk beserta masa kerjanya.

1. Menerapkan Datedif

Berikut tutorial cara menghitung masa kerja secara manual:

1. Buka aplikasi Microsoft Excel
2. Buatlah tabel data pegawai (minimal berisi kolom nama, tanggal masuk, serta masa kerja). Isikan dua kolom pertama terlebih dahulu.
3. Pada kolom tanggal masuk, jangan lupa ubah format penulisan menjadi Date. Caranya blok kolom tersebut, lalu klik kanan, kemudian pilih Format Cell. Lalu klik Date, selanjutnya tekan Ok
4. Berikutnya masukkan rumus berikut: =DATEDIF(C2;TODAY();”Y”)
5. Klik sel pertama, lalu drag (klik kiri lalu tahan) di bagian kanan bawah sel (biasanya terdapat tanda tambah hitam)
6. Selesai

2. Menyisipkan Kata pada DateDif

Pada kolom masa kerja, akan ditampilkan berapa tahun seorang pegawai telah bekerja. Namun, tampilannya hanya berbentuk angka saja. Bagaimana jika kita ingin menyisipkan kata “tahun” dibelakang angka tadi?

Jawabannya ialah dengan menambahkan simbol &. Simbol ini bertujuan untuk membatasi antar rumus atau teks. Berikut tutorial menambahkan kata tahun pada rumus Datedif:

1. Buat tabel terlebih dahulu, kemudian isikan datanya
2. Pada kolom masa kerja, masukkan rumus sebagai berikut: =DATEDIF(C2;TODAY();”Y”)&” Tahun”
3. Klik cell tersebut, lalu arahkan kursor ke arah kanan bawah cell, lalu klik kiri dan tahan, kemudian tarik ke arah bawah hingga data terisi seluruhnya.
4. Selesai

3. Menyertakan Tahun, Bulan dan Hari Sekaligus

Kedua tutorial diatas hanya menampilkan tahun masa kerja saja. Lalu bisakah kita menampilkan bulan dan hari sekaligus? Jawabannya tentu bisa.

Kita bisa memanfaatkan simbol “&” untuk membuat satu cell excel memiliki 3 rumus sekaligus. Ketiga rumus tersebut, masing masing akan menampilkan tahun, bulan, serta hari masa kerja. Berikut tutorial lengkapnya:

1. Buat tabel terlebih dahulu, kemudian isikan datanya
2. Pada kolom masa kerja, masukkan rumus sebagai berikut: =DATEDIF(C2;TODAY();”Y”)&” Tahun “& DATEDIF(C2;TODAY();”YM”)&” Bulan “& DATEDIF(C2;TODAY();”MD”)&” Hari “
3. Klik cell tersebut, lalu arahkan kursor ke arah kanan bawah cell, lalu klik kiri dan tahan, kemudian tarik ke arah bawah hingga data terisi seluruhnya.
4. Selesai

B. Menghitung Masa Kerja PNS Otomatis

Setelah mengetahui cara menghitung masa kerja diatas, kita bisa mengembangkan lagi nih. Bisakah kita terapkan pada cara menghitung masa kerja PNS (dari NIP)? Jawabannya tentu bisa.

Seperti yang diketahui bersama, NIP PNS (Pegawai Negeri Sipil) terdiri dari 18 digit angka. Dimana pada digit ke 9 sampai 14, merupakan informasi TMT CPNS. Untuk lebih lengkapnya, berikut keterangan digit pada NIP ASN (Aparatur Sipil Negara):

• Digit 1 – 8 : Tanggal lahir
• Digit 9 – 14 : Informasi CPNS
• Digit 15 : Jenis Kelamin
• Digit 16 – 18 : Urutan

Sederhananya, untuk menghitung masa kerja ASN (Aparatur Sipil Negara), kita perlu membuat kolom baru dengan nama Masuk yang berisi tanggal masuk. Isi kolom tersebut didapatkan dari hasil pengambilan nilai di kolom NIP. Caranya yaitu dengan memanfaatkan rumus Mid, untuk mengambil digit 9 sampai 14 dari NIP. Selanjutnya, dari kolom tersebut, kita hitung menggunakan cara yang telah admin bahas pada poin A.

Berikut tutorial cara otomatis menghitung masa kerja PNS pada Excel:

1. Buatlah tabel daftar pegawai terlebih dahulu (minimal memiliki kolom NIP, Nama, Masuk, dan Masa Kerja.
2. Isikan data pada kolom NIP dan Nama terlebih dahulu
3. Pada kolom Masuk, isikan dengan rumus berikut ini:

Bagaimana? Cukup mudah bukan? Di artikel berikutnya, admin akan mengulas bagaimana cara menghitung masa kerja pensiun dengan excel. Tertarik ngga nih? Kalau iya, langsung aja ditulis pada kolom komentar yah.

Baca Juga: Tips Mencetak Dokumen di Ms. Excel

Sekian bahasan admin tentang cara menghitung masa kerja pegawai kantoran ataupun PNS. Terima kasih telah membaca artikel ini hingga akhir. Jangan lupa share, dan semoga bermanfaat.