Cara Membuat Mail Merge

Mail Merge merupakan fitur penting yang ada di Microsoft Word. Dengan fasilitas ini, kita dimudahkan ketika data yang dimiliki sangat banyak. Untuk menggunakan fitur ini, terbilang cukup mudah. Bagaimana caranya? Simak artikel cara membuat mail merge di Word 2010, 2013, 2016, dan Office 365 berikut ini.

Sebelum membahas lebih jauh tentang tutorial kali ini, admin punya info menarik nih. Buat kalian yang ingin tahu template label undangan Aqiqah, bisa langsung cek pada link di bawah ini.

Baca Juga: Cara Membuat Label Undangan Aqiqah

Cara Membuat Mail Merge

Seperti namanya, Mail Merge merupakan fitur yang erat kaitannya dengan surat menyurat untuk banyak orang sekaligus. Dengan main merge, kita bisa mempersingkat waktu penulisan.

A. Manfaat Fitur Mail Merge

Berikut beberapa manfaat fitur Mail Merge yang bisa kita gunakan:

1. Untuk media pengiriman undangan kepada tamu yang jumlahnya sangat banyak. Misalkan ada sebuah perusahaan yang memiliki 1.000 karyawan. Dalam rangka ulang tahun perusahaan tersebut, maka seluruh karyawan diundang dalam sebuah acara. Dengan Mail Merge, admin tidak perlu kesulitan menulis email undangan satu persatu. Ia dapat memanfaatkan fitur mail merge dengan menyiapkan satu email utama, dan satu file berisi daftar email dan nama lengkap karyawan perusahaan tersebut.
2. Dapat digunakan untuk pembuatan piagam penghargaan atau sertifikat kehadiran dalam suatu acara.
3. Dapat digunakan untuk membuat proposal yang akan dikirimkan ke berbagai perusahaan atau instansi.
4. Untuk pembuatan surat penawaran.

B. Tutorial Cara Membuat Mail Merge

Setelah tahu manfaat dari penggunaan, mari kita belajar bersama mengenai tutorial cara membuat mail merge di Microsoft Word dan Excel.

Nantinya, kita akan membuat source data (data sumber) di Microsoft Excel. Isi dari data sumber ini yaitu data nama penerima, dll. Adapun file utama (dokumen) akan kita buat menggunakan aplikasi Microsoft Word. Dokumen utama tersebut berisi file yang akan kita print.

Di artikel kali ini, kita akan belajar bersama tentang cara pembuatan piagam menggunakan fitur Mail Merge. Nantinya desain piagam penghargaan akan kita buat di Microsoft Word (master data). Sedangkan data penerima piagam tersebut akan kita tuliskan di Microsoft Excel (source data).

1. Menyiapkan Data Sumber

Langkah pertama yaitu membuat data sumber terlebih dahulu. Sebenarnya ada aplikasi yang sering digunakan untuk pembuatan source data ini, yaitu Microsoft Acces. Tapi jangan khawatir, saat ini kita bisa memanfaatkan Microsoft Excel untuk keperluan yang sama.

Berikut tutorial membuat data sumber (source data) menggunakan Microsoft Excel:

1. Buka aplikasi Microsoft Excel terlebih dahulu
2. Karena yang kita butuhkan hanya daftar nama penerima piagam, maka buatlah 1 kolom dengan judul penerima
3. Masukkan 10 nama penerima piagam (boleh lebih dari 10 orang)
4. Jangan lupa simpan data excelnya terlebih dahulu (save)

2. Desain Dokumen Utama (Master)

Setelah membuat daftar penerima (source data) di Microsoft Excel, langkah berikutnya yaitu menyiapkan desain sertifikat di Ms. Word. Berikut tutorial cara membuat desain piagam (master data) di Microsoft Word:

1. Buka aplikasi Microsoft Word terlebih dahulu
2. Buatlah desain sertifikat terlebih dahulu. Di tutorial ini, admin akan menggunakan template gratis dari Microsoft Word. Untuk mendapatkannya kalian bisa klik File, lalu tekan New. Kemudian pilih desain yang disediakan.
3. Ubah sesuai dengan keinginan

3. Menghubungkan Source Data (Excel) dengan Master Data (Word)

Langkah berikutnya yaitu menghubungkan antara source data dengan master data. Nantinya semua Name of Recipent pada gambar di atas, akan kita ubah menjadi semua nama yang ada di Microsoft Excel. Berikut tutorial menghubungkan source data dengan master data:

1. Buka kembali dokumen master pada aplikasi Microsoft Word tadi
2. Klik Mailings pada Menu Bar (Ribbon)
3. Selanjutnya klik Select Recipent, lalu pilih Use Existing List…
4. Pilih file Excel yang telah kita buat tadi.
5. Selanjutnya akan muncul jendela Select Table, langsung tekan Ok saja
6. Hapus tulisan Name of Recipent
7. Selanjutnya klik Mailings pada Menu Bar (Ribbon)
8. Lalu pilih Insert Merge Field, kemudian pilih Peserta Seminar

Untuk cara menyimpan mail merge sendiri sangatlah mudah. Kalian hanya perlu tekan ctrl + s pada keyboard secara bersamaan.

4. Mencetak Dokumen

Untuk ngeprint file hasil desain sertifikat kehadiran tadi, caranya cukup mudah. Ikuti langkah langkah berikut ini:

1. Klik Mailings pada Menu Bar (Ribbon)
2. Pilih Finish & Merge
3. Lalu klik Print Documents…

Berikut hasil preview certificate of attendance desain kita menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word dan Excel.

Bagaimana? Cukup mudah bukan? Jika ada pertanyaan mengenai tutorial kali ini, bisa langsung ditulis pada kolom komentar.

Baca Juga: Cara Mudah Membuat Diagram dan Grafik di Word

Sekian bahasan admin mengenai cara membuat mail merge dengan banyak data di Microsoft Word dan Excel. Terima kasih telah membaca artikel ini hingga akhir. Jangan lupa share dan semoga bermanfaat.